Jednoduché spôsoby ukončenia telefónneho hovoru: 11 krokov (s obrázkami)

Ukončenie telefonického hovoru je často potrebné, ak sa ponáhľate alebo ak sa rozhovor rozbieha. Ak chcete ukončiť hovor, jednoducho presuňte konverzáciu späť k pôvodnému bodu, uveďte dôvod ukončenia hovoru a potom zaželajte pekný deň. Pri ukončovaní konverzácie sa snažte zachovať priateľský tón, aby ste hovor ukončili v pozitívnom duchu.

Metóda 1 z 2:Zdvorilé ukončenie neformálneho hovoru


Znovu zamerajte konverzáciu na pôvodný bod. Telefonické hovory sa často vlečú, pretože konverzácia sa odkloní od témy. Vráťte hovor k pôvodnému zámeru, aby ste rýchlo dosiahli cieľ rozhovoru a mohli ho ukončiť. Ak už bol cieľ konverzácie splnený, jednoducho povedzte, že ste radi, že ste dosiahli svoj cieľ. Napríklad: „Som veľmi rád, že sa nám konečne podarilo zorganizovať čas na hranie tenisu.“[1]

  • Ak sa napríklad rozhovor odklonil od témy, môžete povedať: „Tak či onak, odklonil som nás od témy, dohodnime sa na čase stretnutia na kávu budúci týždeň.“


Zhrňte hovor, aby ste dali najavo, že konverzácia sa končí. Je to užitočné najmä vtedy, ak sa výzva odklonila od pôvodného bodu alebo ak išlo o zložitý rozhovor. Napríklad: „Bolo skvelé, že sme si konečne naplánovali našu rodinnú dovolenku. Aby som potvrdil podrobnosti, na budúci týždeň vo štvrtok sa všetci stretneme u babičky a v sobotu sa vrátime.“[2]

  • Ak chcete zhrnúť nezáväzný rozhovor, ktorý nemal pôvodnú pointu, povedzte niečo ako: „Bolo naozaj príjemné počuť o vašom povýšení. Som naozaj rád, že sa vám v práci darí.“


Vymyslite si zámienku na rýchle ukončenie rozhovoru. Ak osoba, s ktorou hovoríte, bľabotá, zvážte, či sa chcete ospravedlniť a rýchlo ukončiť hovor. Ak je to možné, snažte sa byť úprimní, pretože tak predídete tomu, aby ste skončili v sieti lží.[3]

  • „Batéria môjho telefónu sa vybíja, takže radšej pôjdem“ je dobrá veta na rýchle ukončenie hovoru. Ďalšou dobrou možnosťou je: „Onedlho ku mne niekto príde, takže musím ísť.“
  • Ak máte deti, môžete povedať: „Radšej pôjdem zorganizovať deti.“
  • Vyhnite sa používaniu dlhých a zložitých výhovoriek, pretože tie majú tendenciu vyznievať falošne. Uveďte krátky, jednoduchý dôvod odchodu a ukončite hovor.


Ukončite hovor s plánom, že sa čoskoro opäť porozprávate. Toto je zdvorilý spôsob, ako naznačiť, že rozhovor sa blíži ku koncu. Jednoducho uveďte, kedy sa s danou osobou uvidíte nabudúce, alebo povedzte, že by bolo skvelé, keby ste sa čoskoro stretli osobne.[4]
[5]
Odborný zdroj
Tami Claytor
Tréner etikety
Odborný rozhovor. 29. septembra 2020.

  • Napríklad: „Bolo to príjemné rozprávať sa. Teším sa na stretnutie na softbale budúci týždeň.“
  • Ak nemáte dohodnutý čas, kedy sa s danou osobou uvidíte nabudúce, povedzte niečo ako „Bolo skvelé dobehnúť. Zopakujeme si to čoskoro.“


Poprajte volajúcemu pekný deň na znak ukončenia rozhovoru. Toto sa často používa ako spoločenský signál, ktorý naznačuje, že sa hovor čoskoro skončí. Poďakujte volajúcemu za jeho čas a potom mu zaželajte všetko dobré. Ak vám už zaželali všetko najlepšie, jednoducho povedzte „Ďakujem, aj vám.“[6]
[7]
Zdroj experta
Tami Claytor
Tréner etikety
Odborný rozhovor. 29. septembra 2020.

  • Skúste napríklad ukončiť hovor slovami: „Bolo s vami veľmi príjemné hovoriť. Prajem vám príjemný zvyšok dňa!“
  • Ak ste počas hovoru hovorili o konkrétnej téme, zaželajte im v nej všetko najlepšie, ak je to relevantné. Napríklad: „Tak rád som ťa zastihol. Všetko najlepšie pri plánovaní svadby.“


Volajúcemu povedzte, že ho už nebudete ďalej zdržiavať, ako zdvorilý odchod. Je to skvelá replika, pretože nekladie vinu za dlhý rozhovor na volajúceho. Namiesto toho naznačuje, že ich nechcete zdržiavať pri telefonovaní. Toto je dobrý spôsob, ako rýchlo ukončiť hovor.[8]

  • Keď nastane prirodzená prestávka v rozhovore, povedzte napríklad niečo ako „Tak či onak, nechám vás ísť – nechcem vás už zdržiavať“ alebo „Viem, akú máte prácu, takže nebudem pokračovať v rozhovore.“
  • Toto je užitočná možnosť, ak ste už vyskúšali jemnejšie spôsoby ukončenia rozhovoru bez úspechu.
  • Ak odpovedia, že ich v ničom nezdržiavate, zdvorilo povedzte, že musíte ísť.

Metóda 2 z 2:Profesionálne ukončenie obchodného hovoru


Spýtajte sa volajúceho, či mu môžete ešte s niečím pomôcť. Pomáha to sústrediť rozhovor. Spýtajte sa volajúceho, či ste sa zaoberali jeho problémom a či má ešte nejaké otázky alebo otázky. Ak chcú ďalšie informácie, jednoducho sa venujte téme a potom zopakujte tú istú otázku, aby ste ukončili hovor.[9]

  • Vyhnite sa slovám „Je to všetko?“, pretože to môže vyznieť nezdvorilo. Najlepšie je opýtať sa, či potrebujú ďalšie informácie alebo či potrebujú ďalšiu pomoc.
  • Ak vám druhá osoba pomáha, jednoducho povedzte, že ste jej vďační za pomoc, a ukončite hovor.


Počkajte na chvíľu pokoja v rozhovore a ukončite ho. Ak si nie ste istí, kedy ukončiť hovor, využite na to chvíľu pokoja. Vďaka tomu je ukončenie rozhovoru príjemné a prirodzené. Toto funguje obzvlášť dobre po otázke, či môžete zákazníkovi ďalej pomôcť. Keď odmietne, počkajte niekoľko sekúnd, aby ste vytvorili pokoj, a potom využite príležitosť na ukončenie hovoru.[10]

  • Ak je to možné, vyhnite sa prerušovaniu telefonujúceho, pretože to môže vyznieť hrubo.


Uveďte zdvorilý dôvod ukončenia hovoru. Ak sa hovor odklonil od témy alebo už neslúži užitočnému účelu, využite prirodzené ticho v rozhovore na to, aby ste povedali, že musíte ísť. Snažte sa byť čo najzdvorilejší a najúprimnejší, pretože to pôsobí profesionálnejšie ako slabá výhovorka.[11]

  • „Za 10 minút mám stretnutie, takže radšej pôjdem.“, „Bolo mi potešením rozprávať sa s vami o vašej spätnej väzbe. Práve som si však všimla, že môj rad hovorov sa začína hromadiť – je ešte niečo, s čím by som mohla pomôcť, než odídem?“ alebo „Práve prišiel klient, s ktorým musím hovoriť“ sú vhodné a zdvorilé vety na ukončenie hovoru.


Poďakujte osobe za jej telefonát na znak ukončenia rozhovoru. Ak je to potrebné, poďakujte sa hovorcovi za všetky rady, ktoré vám dal, a za všetky kroky, ku ktorým sa zaviazal. Ak vám nenapadá nič konkrétne, za čo by ste im mohli poďakovať, jednoducho im povedzte, že si ceníte čas, ktorý si našli na rozhovor s vami.[12]

  • Napríklad: „Ďakujem za váš dnešný čas – veľmi si to vážim. Bolo naozaj užitočné vypočuť si informácie o vašom novom systéme služieb zákazníkom“.

  • Volajúcemu zaželajte všetko najlepšie a rozlúčte sa. Túto techniku je najlepšie použiť po ukončení hovoru, pretože môže pôsobiť trochu nezdvorilo, ak sa rýchlo rozlúčite uprostred rozhovoru. Nájdite si čas na to, aby ste povedali, prečo potrebujete odísť, poďakujte za čas a potom im zaželajte pekný deň.[13]
    [14]
    Expert Zdroj
    Tami Claytor
    Tréner etikety
    Rozhovor s odborníkom. 29 septembra 2020.

    • Napríklad: „Ďakujem za váš dnešný čas. Prajem vám krásny zvyšok dňa. Hovorte čoskoro.“
  • Referencie